Cómo hacer un cambio de edición

Puedes hacer un cambio de edición, moviendo la orden y sus inscripciones a otra edición del mismo programa. El sistema se encarga de cancelar la orden y las inscripciones antiguas, crear la nueva orden con las nuevas inscripciones y trasladar los pagos, según las reglas descritas en este artículo.

Esta acción sustituye al proceso manual anterior (cancelar la orden, cancelar las inscripciones, crear una orden nueva y mover pagos y solicitudes de bonificación a mano).

Requisitos previos

Antes de poder cambiar la edición, deben cumplirse todas estas condiciones:

• La orden de venta debe estar en estado abierta o pagada.
• La edición de destino debe ser del mismo programa que la edición actual.
• La edición de destino debe tener el plazo de inscripción abierto y plazas disponibles suficientes para todos los alumnos de la orden.
• El estado de la edición de destino debe permitir inscripciones.
• Ninguno de los alumnos de la orden puede estar ya inscrito en la edición de destino.
• La orden no debe tener comisiones calculadas.
• La orden no debe tener facturas en borrador. Si existe una, debes emitirla o eliminarla antes de cambiar de edición.
• Si la orden es de tipo precio total de la orden o precio fijo, el importe facturado neto (facturas menos rectificativas) debe ser 0. Si ya se ha facturado algo, debes crear antes las rectificativas correspondientes.
• Si algún pago ya pagado se queda en la orden antigua (ver más abajo), su importe no puede superar el precio de la nueva orden.
• Si la orden tiene una Solicitud de bonificación asociada, la edición de destino debe permitir bonificaciones.

⚠️ Estas comprobaciones se verifican de forma independiente. Si no se cumple alguna, el sistema no realiza el cambio y te indica cuál es el motivo.

Pasos

1. Accede a la orden de venta que quieres mover a otra edición.

2. Selecciona la acción para cambiar de edición. Está en el menu de acciones, arriba a la derecha.

3. Indica la edición de destino (se listaran sólo las del mismo programa).

4. Confirma el cambio.

Qué ocurre con los pagos

Los pagos de la orden antigua se tratan según su estado:

• Pendientes: se trasladan a la nueva orden.
• En proceso: se trasladan a la nueva orden.
• Pagados: se trasladan a la nueva orden si el tipo de facturación factura la orden completa, o si el pago no se ha facturado todavía. Si un pago pagado ya está facturado y la orden es de facturación por pago, se queda en la orden antigua (no se vuelve a facturar).
• Cancelados: no se modifican.

⚠️ Los importes de los pagos pendientes que se trasladan no se recalculan automáticamente. Si es necesario ajustarlos, debes hacerlo manualmente después del cambio.

Cómo se calcula el precio de la nueva orden

• Se mantiene el mismo descuento (en importe) que tenía cada alumno en la orden antigua.
• Sobre ese descuento se calcula el precio según el precio de la nueva edición.
• Si algún pago ya pagado se queda en la orden antigua (ver apartado anterior), su importe se descuenta del precio de la nueva orden.
• El redondeo siempre se hace hacia abajo, de forma que el cliente nunca pague de menos. Puede quedar una diferencia de céntimos pendiente de ajuste manual.

⚠️ Los códigos promocionales aplicados en la orden antigua no se trasladan a la nueva orden. La nueva orden solo conserva el precio más bajo resultante, no el código.

Qué ocurre con la nueva orden

• Se crea una nueva orden con el mismo cliente, comercial, facturador, plan de pago y modalidad de facturación que la orden antigua.
• Se crean nuevas inscripciones para los mismos alumnos en la edición de destino.
• La orden antigua queda cancelada, con el motivo Cambio de edición. Sus inscripciones también quedan canceladas con el mismo motivo, liberando así las plazas que ocupaban.

⚠️ Los datos y documentos de las inscripciones no se trasladan automáticamente a las nuevas inscripciones.

Qué ocurre con la Solicitud de bonificación

Si la orden tenía una Solicitud de bonificación asociada:

• La solicitud de la orden antigua se cancela y se crea una nueva en la nueva orden, con las nuevas inscripciones y el campus correspondiente a la edición de destino.
• Los documentos de la solicitud se trasladan a la nueva.
• Si la solicitud estaba pendiente de documentación, se mantiene en ese estado. En cualquier otro estado, vuelve a validar documentación.
• Si la solicitud era de gestión externa, se recrea igualmente como externa.

Resultado

La orden antigua queda cancelada con el motivo “Cambio de edición” y sus inscripciones liberan las plazas de la edición original. Se crea una nueva orden abierta en la edición de destino, con las inscripciones, pagos y, en su caso, la Solicitud de bonificación trasladados según las reglas anteriores.

⚠️ Si algo falla durante el proceso, no se realiza ningún cambio: la orden antigua permanece exactamente como estaba.